"Хоум офисът" - новото нормално?

Повишена мотивация и ефективност на служителите, подобряване на производителността, по-ниски нива на стрес

След пандемията от коронавирус светът вече няма да е същият. Вълната от COVID-19, която ни заля, промени всеки аспект от нашия живот. Намеси се в ритъма, динамиката, стила на нашето ежедневие. Преобърна представите за общуване, работа, свободно време, спорт и развлечения. Колкото и да се опитвахме да избягаме от тях, новите технологии все пак ни превзеха и се видя, че без тях в такъв момент нормалното функциониране е невъзможно. Изведнъж всичко стана дистанционно – работа, учене, пазаруване, спортуване. Коренно се промени обичайната офис среда. Според някои големи световни компании като Фейсбук и Туитър карантината се е отразила благотворно на продуктивността на техните служители. Не случайно те решиха практиката „Home office“ (работа от вкъщи)  да продължи и занапред. Каква обаче е ситуацията у нас? Tribune.bg потърси компетентното мнение на експерти от Менпауър. Това са Десислава Цанкова, консултант „Подбор на персонал - Бургас”, Диляна Динчева, консултанат „Подбор на персонал - инженеринг, производство и логистика“, Сара Амири, ръководител екип „Аутсорсинг сектор“, Петя Брашникова, консултант „Подбор на персонал”, Цветомира Петрова, консултант „Подбор на персонал – Пловдив”.

Пандемията от коронавирус вече отшумява и хората постепенно се завръщат към нормалния си начин на живот, включително и по работните си места. Какви са вашите наблюдения по отношение на производителността и работоспособността на вашите служители по време на извънредното положение?

Десислава Цанкова: Високата производителност на служителите е основен фокус за всяка бизнес организация, а постигането и поддържането ѝ на високи нива безспорно е предизвикателство. В извънредната ситуацията, в която всички бяхме поставени, се наложи много бързо да променим начините и условията на работа. Превръщането на дома в уютно работно място, спестяването на онези 1-2 часа път до офиса, липсата на обичайни външни стресори като задръстване и натоварен трафик са все фактори, които чисто психологически оказват положително влияние върху работоспособността. Увеличаването на ефективността във функционално отношение безспорно доведе до повишаване на производителността на служителите. Добрата работна среда – в случая домашна, ги мотивира да се стремят към постигане на добри резултати и по този начин да бъдат част от справянето със ситуацията.

Диляна Динчева: Продуктивността и работоспособността на служителите зависят най-вече от личната отговорност и професионално отношение към работния процес. Разбира се, при извънредни ситуации настъпва определен период на пренастройване и е нормално да има промяна на организацията на работата. В нашия сектор хоумофисът не е ново явление, защото работехме от вкъщи и преди пандемията. Като положителен аспект отчитаме възможността за работа в по-спокойна обстановка и докато липсваше личният контакт, който има много плюсове, ние не спряхме да комуникираме със служителите си на ежедневна база.

Сара Амири: Компаниите, които отговарят на специфичните нужди на своите кадри, винаги могат да разчитат на мотивирани служители, които да генерират желаните резултати. По време на извънредното положение наблюдаваме интензивна продуктивност и работоспособност поради факта, че търсенето на работна ръка значително намаля и редица сектори взеха различни мерки: платен или неплатен отпуск, намалени работни часове, съкращания и др. В такъв момент наетите осъзнават нуждата да запазят своето работно място, като изпълняват трудовоправните си отношения още по-отговорно.

Петя Брашникова: В началото на кризата имаше процес на адаптация на служителите, които преминаха изцяло на работен режим от вкъщи и за кратко се наблюдаваше спад в нивото на мотивацията им. Впоследствие голяма част от тях привикнаха към този начин на работа, организираха успешно работния си процес и повишиха своята продуктивност. В известна степен извънредното положение подобри комуникацията между колегите, те продължиха да работят ефективно и да постигат по-високи резултати. В някои компании дори се оказа, че се налага оптимизация на броя на хората, участващи в един проект, когато са зададени общи, а не индивидуални цели.

Цветомира Петрова: Въпреки намаленото работно време на част от служителите и преориентирането на други за работа тип хоумофис, продуктивността и работоспособността им не намаляха. Те останаха отговорни и организирани да свършат служебните си задължения в рамките на по-кратък работен ден.

Twitter вече експериментира - корпорацията позволи на всички служители да работят отдалечено за неопределено време, но остави офисите отворени. Home office ли е новото нормално?

Десислава Цанкова: Абсолютно. Извънредната ситуация постави компаниите и служителите пред редица предизвикателства, на които трябваше да се реагира на момента, появи се необходимост да се вземат бързи и адекватни решения. Организирането на работния процес в рамките на дома се оказа ключов фактор за успешното функциониране на бизнес организациите и значително подобри процесите в тях. Настъпи ерата на хоум офисът и положителните резултати от него - по-гъвкави възможности, по-ниски нива на стрес, по-голям баланс между работа и личен живот, по-голяма свобода при управление на времето.

Диляна Динчева: "Хоум офисът" е нещо напълно нормално и до голяма степен се отчита като положителна промяна в работния процес, но физическото присъствие неизменно трябва да се запази, защото поддържа корпоративния дух и социалните контакти. Трябва да се търси баланс между двете възможности за работа, защото всяка една от тях има своите положителни аспекти.

Сара Амири: В случая говорим за водеща компания, която предлага две опции на своите служители с цел да задоволи нуждите и да отговори на притесненията на всеки един от тях. "Хоум офисът" е новото нормално за компаниите, които са се дигитализирали до степен, в която наемат доказано отговорни, лоялни и съвестни кадри. Но отговорността отново остава за самия мениджър и подхода му за ясно делегиране и контрол на задълженията и задачите на екипа.

Петя Брашникова: Много компании осъзнаха, че дори в техния бизнес голяма част от работния процес би могъл да се осъществява дистанционно и започнаха да преработват своите политики за "хоум офис" и/или увеличаване на броя дни за работа от вкъщи. Компании като Facebook планират изцяло трансфер на работния процес към дистанционна работа, което има своите плюсове и минуси. Откриването на баланса би бил ключов в настоящата ситуация.

Какво печели една компания с подобна стъпка, какво се случва с тиймбилдинга?

Десислава Цанкова: Ползите от "хоум офис" режима са вече споменатите - повишена мотивация и ефективност на служителите, подобряване на производителността, по-ниски нива на стрес и избягване на бърнаут. В известна степен подобна гъвкавост би подобрила ангажираността на служителите към компанията, а това, от своя страна, ще доведе до намаляване на текучеството и задържане на кадрите. Тиймбилдингите просто преминаха в друга форма и станаха онлайн благодарение на платформите за видеовръзки. Срещите на екипите се провеждат в компанията на домашни любимци, на фона на библиотеки с книги и на уютни балкони. Поканата към колегите да надникнат в дома ни е още един повод да изградим приятелски отношения с тях, което безспорно би подобрило екипната работа и сътрудничество.

Диляна Динчева: От една страна, служителите имат възможност да работят в определени дни от месеца в по-спокойна среда, което им помага да свършат чисто организационни неща. От друга, намаляват се разходите за офис и подобни. Тиймбилдингите не трябва да бъдат засегнати, защото работата от вкъщи не пречи на организирането на такива мероприятия.

Сара Амири: Тиймбилдинг събитията са ключови за сплотяване на служителите в една организация и взаимно опознаване извън работна среда. Съдейки по нарастващата информация в социалните мрежи и различни медии, можем да очакваме скоро да се наложат стандарти за дигитален тиймбилдинг.

Петя Брашникова: В случай на въвеждане на работа от вкъщи всяка една компания би спестила разходи за офис, консумативи и комунални услуги при осигуряване на всички допълнителни ресурси (лаптопи, онлайн платформи, сървъри и др.) за изпълнение на служебните задължения. По отношение на тиймбилдингите, спазването на физическа дистанция ще е предизвикателство за изграждането на доверие и ефективна комуникация между колегите и специалистите „Човешки ресурси” ще трябва да преосмислят как да продължат да поддържат чувство на принадлежност на служителите към компанията и да ги обединят в името на общите цели.

Цветомира Петрова: Сега е моментът компаниите да видят кои служители са отговорни, мотивирани и ефективни извън контрола на директния им мениджър. Работата в екип в тази извънредна ситуация е още по-важна, за да може да се координират правилно задачите, което води до сплотяване на колектива.

Може ли да се разчита, че служителите ще изпълняват съвестно своите служебни задължения от вкъщи и как се осъществява контрол дистанционно?

Десислава Цанкова: Дистанционното управление и контрол на персонала се изграждат преди всичко на правилното делегиране и целеполагане и т.нар. култура, базирана на резултати. Когато една работа се оценява и регулира на базата на постигнатите резултати, а не на броя часове в офиса, нещата са много по-лесноизмерими.

Диляна Динчева: Изпълнението на служебните задължения зависи на първо място от личната отговорност и особено в този момент може да се разбере кои служители са съвестни. Дистанционен контрол се осъществява по много начини – отчитане на активност в дадена платформа, провеждане на оперативки, отговаряне на телефон и имейл и т.н., но не трябва да се прекалява, защото може да се приеме негативно от служителите, а това да доведе до демотивация заради чувството за недоверие.

Сара Амири: Една организационна структура няма как да съществува без правила и контрол над персонала. Освен всичко друго те дават възможност да се откроят различни качества на служителите, например до каква степен могат да управляват работния си ден самостоятелно и да постигат резултати спрямо поставените им цели. Предвид дигитализацията и различните налични софтуери проследяемостта би била лесна. Все пак трябва да отбележим, че избор за дистационен контрол ще бъдат и самите резултати на служителите и колко ефективно са изпълнени задълженията.

Петя Брашникова: В повечето компании се създадоха ясни критерии за оценка на работата на служителите и метрики, които да бъдат изпълнявани и отчитани на ежедневна и/или ежемесечна база. Установи се, че част от екипите могат да бъдат оптимизирани в резултат на засилване на контрола върху дейността им.

Цветомира Петрова: При служителите, при които работната заплата се формира от индивидуални резултати, може да се разчита, че ще изпълняват съвестно своите служебни задължения. За тези, при които трудът не може да бъде изчислен количествено, личната отговорност ще е водеща.

Какви са предимствата на единия и другия начин на работа?

Десислава Цанкова: "Хоум офисът" - усмихнати, позитивни, доволни служители; почти неограничено време за работа и по-доброто му управление; високи нива на продуктивност, ефективност и засилена мотивация. Офисът – социални контакти, комуникация с колеги, директен обмен на информация, възможност за срещи с клиенти.

Сара Амири: За предимства и недостатъци на този етап е рано да се говори. В момента се наблюдава предлагане на дистанционни позиции в сектори, които имат възможност да го осъществят. Със сигурност ще има различно ниво на лоялност от страна на наетите лица и тяхната дългосрочна заетост. 

Петя Брашникова: Работата в офис има чисто социализираща функция - хората обменят опит, идеи и добри практики. Това им помага да разрешат по-бързо някой казус и от тази гледна точка повишава чувството им за успех и мотивация. Работата от вкъщи, от друга страна, дава много по-голяма свобода човек да организира работния си процес, да бъде по-фокусиран и да отмята по-голяма част от работните си задължения, включително за по-кратко време. А понякога дори се случва да работи повече.